Rovinjska tvrtka razvila alat za zapisnike sjednica, grad ga uveo među prvima u Hrvatskoj

Svaka sjednica gradskog ili općinskog vijeća, odbora ili komisije završi na isti način — satima, često i danima, ručnog prepisivanja snimke, usklađivanja s Poslovnikom i, u dvojezičnim sredinama, dodatnog prevođenja.

Zapisničar mora zapamtiti tko je govorio, kada, o čemu se glasalo i kako je formulirana odluka, a sve to prije nego što zapisnik uopće stigne na ovjeru.

Upravo na taj, svima poznat, administrativni usko grlo nadovezuje se zapisnik.ai — rješenje razvijeno u Istri koje audio snimku sjednice pretvara u nacrt zapisnika po Poslovniku, s prisutnima, glasanjem po točki i formulacijom odluke već pripremljenom.

Zapisničar tako ne prepisuje ručno satima, nego provjerava i ovjerava gotov nacrt.

Proces je podijeljen u četiri koraka — priprema dnevnog reda i popisa vijećnika prije sjednice, audio snimka i evidencija prisutnosti tijekom sjednice, zatim automatska obrada u prijepis s prepoznatim govornicima i vremenskim oznakama, te na kraju provjera i ovjera.

Ono što ovaj korak razlikuje od klasične transkripcije jest da zapisničar ne sluša snimku iznova u potrazi za pogreškama, nego tekst i zvuk provjerava sinkronizirano, riječ po riječ, a ispravak je pritom samo dvoklik. 

Rovinj-Rovigno već dvojezično

Grad Rovinj-Rovigno jedan je od prvih koji je zapisnik.ai uveo u svakodnevni rad — za dvojezične, hrvatsko-talijanske zapisnike sjednica Gradskog vijeća, odbora i komisija. Sustav prepoznaje oba jezika unutar iste rečenice, što je za dvojezične istarske gradove i općine dosad bio jedan od najzahtjevnijih dijelova posla oko zapisnika.

„Za sredine poput Istre, gdje je dvojezičnost zakonska obveza, a ne opcija, ovo nije samo ušteda vremena nego i pitanje dosljednosti — isti standard zapisnika na oba jezika, sjednica za sjednicom”, ističe Gordan Sinđić, autor zapisnik.ai.

Građeno prema pravilima, ne uz njih

Za razliku od općih alata za transkripciju, zapisnik.ai od početka je građen oko Poslovnika konkretne jedinice lokalne samouprave — nacrt zapisnika već sadrži prisutne i odsutne, glasanje po točki dnevnog reda i formulaciju odluke, spreman za izvoz u Word.

Sustav uključuje i AI upit nad arhivom sjednica — pitanje postavljeno prirodnim jezikom (primjerice, što je vijeće zaključilo o određenoj temi) vraća odgovor s izvorom i točnim trenutkom u snimci na koji se referira.

Tu je i mogućnost prepoznavanja govornika po glasu, koja se, naglašava Sinđić, aktivira isključivo uz privolu, u skladu s člankom 9. GDPR-a. Podaci se pohranjuju na europskim poslužiteljima (Google Cloud, podatkovni centar europe-west1), u skladu s GDPR-om po zadanom.

Foto: PROMO

Za svaku upravu svoj paket

Cijena se prilagođava veličini jedinice lokalne samouprave — od paketa za manje gradove i općine s jednim radnim tijelom, preko srednjih gradova s vijećem i odborima, do paketa namijenjenog velikim gradovima i županijama sa svim radnim tijelima i neograničenim brojem korisnika. Sve na godišnjoj pretplati, uz ponudu prilagođenu na upit.

„Htio sam napraviti alat koji gradovima i općinama olakšava posao, a ne još jedan sustav koji treba održavati. Zapisnik.ai radi ono što zapisničar inače radi ručno — samo brže, dosljednije i bez pogrešaka koje se uvuku pred kraj duge sjednice”, kaže Sinđić.

Rješenje nastalo na istarskoj obali tako polako pronalazi put i do drugih hrvatskih gradova, općina i županija — dokaz da digitalizacija javne uprave ne mora čekati velike sustave iz glavnog grada.

Više informacija na zapisnik.ai, a demo je moguće zatražiti na admin@mozgofit.eu.